Ochrana osobních údajů – DentaLabs

Osobní údaje klientů a zákazníků

1. Pokud jste klientem DentaLabs nebo se jím chcete stát – objednáte se na úvodní konzultaci, zpracovává o Vás společnost DentaLabs řadu osobních údajů, z nichž některé mohou tvořit tzv. zvláštní kategorii osobních údajů (dříve také „citlivé údaje“), a to zejména údaje o Vašem zdravotním stavu.
2. V případě žádosti o úvodní konzultaci (objednání on-line, telefonicky, e-mailem či na pobočce) zpracovává DentaLabs Vaše jméno, přímení, e-mail a telefonní číslo. Na úvodní konzultaci Vám bude předložen k vyplnění anamnestický dotazník obsahující některé údaje o Vašem zdravotním stavu, bude vytvořen sken Vašeho chrupu, simulace možného výsledku léčby a případně také fotografie Vašeho obličeje. Tyto osobní údaje jsou společností DentaLabs zpracovávány za účelem uzavření smlouvy o poskytování zdravotních služeb a v případě jejího uzavření budou coby součást Vaší zdravotnické dokumentace dále zpracovávány, jak je popsáno níže. Pokud smlouvu o poskytování zdravotních služeb neuzavřete, budou Vaše osobní údaje v rozsahu, v jakém je DentaLabs ze zákona povinen vést o úvodním vyšetření zdravotnickou dokumentaci, zpracovávány po dobu vyžadovanou zákonem, a v ostatním rozsahu budou vymazány ve lhůtě 5 let. Vaše kontaktní údaje (jméno, přímení, e-mail, telefonní číslo) bude DentaLabs pro případ vyžádání další bezplatné konzultace evidovat po dobu 5 let a následně budou smazány, a to i v případě, že se na úvodní konzultaci objednáte, avšak nedostavíte se. Právním důvodem tohoto zpracování je provedení opatření před uzavřením smlouvy, o jejichž provedení klient požádal, a oprávněné zájmy DentaLabs (ochrana pro případ sporu a zájem na minimalizaci počtu opakovaných bezplatných konzultací). 
3. V případě zájmu o stomatologickou léčbu vyplníte dokument „Informovaný souhlas klienta se stomatologickou léčbou“, který je zároveň smlouvou mezi Vámi a DentaLabs o poskytnutí stomatologické léčby, na základě které se stáváte klientem DentaLabs. DentaLabs jako správce vede evidenci klientů a zdravotnickou dokumentaci klientů v souladu s příslušnými právními předpisy, zejména zákonem č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách, a vyhláškou č. 98/2012 Sb., o zdravotnické dokumentaci, a dalšími předpisy, kterými je DentaLabs povinen se řídit. 

4. Osobní údaje klientů DentaLabs zpracovává v nezbytném rozsahu podle rozsahu poskytovaných zdravotních služeb, a to zejména

   • identifikační údaje,
   • adresní údaje,
   • kontaktní údaje,
   • platební údaje,
   • údaje o zdravotním stavu a lékařské záznamy, včetně např. rentgenových snímků, zpráv, grafů, anamnéz, fotografií, nálezů, sádrových modelů, otisků zubů, intraorálních snímků, předpisů, diagnóz, lékařských testů, výsledků testů, simulací apod.,
   • další údaje nezbytné pro stanovené účely zpracování (viz níže).
5. Tyto osobní údaje DentaLabs zpracovává za účelem uzavírání a plnění příslušné smlouvy uzavřené s klientem, vedení zdravotnické dokumentace dle právních předpisů, vedení účetnictví společnosti, ochranu práv společnosti. Právním důvodem (slovy nařízení GDPR) zpracování těchto osobních údajů je plnění smlouvy, plnění právních povinností DentaLabs a ochrana oprávněných zájmů DentaLabs.
6. DentaLabs v rámci poskytování zdravotních služeb používá speciální software iTero vyvinutý pro efektivní zpracovávání údajů klientů ve stomatologické, ortodontické či jiné dentální léčbě společností Align Technology Inc., která je součástí skupiny Align Group, poskytovatele a výrobce rovnátek Invisalign. DentaLabs proto poskytuje osobní údaje klientů v nezbytném rozsahu členům skupiny Align Group coby zpracovatelům, a to i do třetích zemí, za účelem plnění smlouvy o poskytování zdravotních služeb uzavřené mezi DentaLabs a těmito klienty. DentaLabs poskytuje členům skupiny Align Group zejména tyto osobní údaje: jméno a příjmení klienta, číslo klienta, skeny chrupu, rentgenové snímky, fotografie obličeje, fotografie zubů, simulace léčby. Členové skupiny Align Group postupují při zpracování osobních údajů v souladu se závaznými podnikovými pravidly Align Technology schválenými příslušným dozorovým úřadem („Binding Corporate Rules“), která jsou dostupná na http://investor.aligntech.com/static-files/0edae72f-8ae5-4891-afe0-dae10506d08b, čímž poskytují dostatečné a vhodné záruky ochrany poskytovaných osobních údajů i ve třetích zemích.
7. DentaLabs také zaznamenává e-mailovou a telefonickou komunikaci klientů se společností za účelem plnění smlouvy uzavřené s klientem a ochrany oprávněných zájmů společnosti a vede evidenci klientů v rámci účetní a právní agendy společnosti za účelem plněních povinností uložených společnosti právními předpisy, plnění smlouvy uzavřené s klientem a ochrany oprávněných zájmů společnosti.
8. Osobní údaje klientů v rámci komunikace s klienty a evidence klientů jsou uchovávány po dobu 5 let od posledního poskytnutí zdravotní služby klientovi. Tato lhůta platí i pro osobní údaje zpracovávané v rámci zdravotnické dokumentace při následném poskytování zdravotních služeb, ledaže příslušné předpisy vyžadují lhůty delší. 
9. Pokud o to požádáte, předá Svět rovnátek Vaše kontaktní údaje společnosti ESSOX s.r.o. za účelem oslovení s nabídkou financování nákladů na Vaši léčbu. S těmito osobními údaji pak tato společnost nakládá dle vlastních zásad, které jsou dostupné na internetových stránkách společnosti www.essox.cz.

Osobní údaje obchodních partnerů a jejich kontaktních osob

1. DentaLabs zpracovává osobní údaje svých obchodních partnerů, jako jsou například dodavatelé materiálu, energií, pronajímatelé obchodních prostor, poskytovatelé IT služeb, úklidových služeb atd. V rámci těchto obchodních vztahů DentaLabs zpracovává osobní údaje obchodního partnera, pokud je fyzickou osobou, a osobní údaje dalších osob, s nimiž se DentaLabs v rámci smluvního vztahu s partnerem setkává, tj. zejména statutárních orgánů či členů statutárních orgánů partnerů, kontaktních osob partnerů či jiných osob jednajících za partnera. Osobní údaje těchto subjektů DentaLabs jako správce zpracovává za účelem uzavření a plnění smlouvy s partnerem, vedení účetnictví DentaLabs či plnění jiných povinností DentaLabs a za účelem ochrany DentaLabs zejm. pro případy vymáhání plnění povinností a sporů, a to v rozsahu:

   • identifikační údaje, 
   • kontaktní údaje.
2. Právním důvodem (slovy nařízení GDPR) zpracování těchto osobních údajů je plnění smlouvy, plnění právních povinností DentaLabs a ochrana oprávněných zájmů DentaLabs.
3. Osobní údaje obchodních partnerů a jejich kontaktních osob jsou uchovávány po dobu 4 let od ukončení smluvního vztahu. 

Osobní údaje uchazečů o zaměstnání

Kamerové systémy

Příjemci osobních údajů

1. DentaLabs předává osobní údaje níže uvedeným příjemcům – zpracovatelům či správcům. Seznam příjemců společnost pravidelně aktualizuje.
2. DentaLabs jako správce využívá pro zpracování osobních údajů pouze ty zpracovatele, kteří poskytují dostatečné záruky zavedení vhodných technických a organizačních opatření tak, aby dané zpracování splňovalo požadavky nařízení GDPR a jiných právních předpisů, zásady bezpečnosti zpracování DentaLabs a aby byla zajištěna ochrana práv subjektů údajů.

3. Příjemci osobních údajů 

   • Labs1503 a.s.,
   • Labs1503 distribution a.s. 
   • Svět rovnátek s.r.o.,
   • Align Technology
   • Voksys, s.r.o. (IT služby), 
   • Infinity energy, s.r.o. (Xdent), 
   • Freshworks, Inc., 
   • Google Ireland Limited
   • Asseco Solutions, a.s. (Helios)
   • Facebook
   • Devire, s.r.o.
   • LMC, s.r.o.
   • V nezbytných případech mohou být osobní údaje v nezbytném rozsahu předávány právním poradcům společnosti.

Práva subjektů údajů

1. Každá osoba, jejíž osobní údaje společnost zpracovává, má v souvislosti s ochranou osobních údajů zejména následující práva vyplývající z nařízení GDPR. K nim jsou níže v odst. 2 až 8 uvedeny zásady postupu společnosti a zaměstnanců při uplatnění práv subjektem, týká-li se uplatnění takových práv osobních údajů zpracovávaných společností jako správcem. Výkon některých práv subjektů údajů může být v souladu s právními předpisy přiměřeně omezen právy jiných osob.

2. Pokud subjekt údajů udělili souhlas se zpracováním svých osobních údajů, má právo jej kdykoli odvolat.

   • Odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů musí být stejně snadné, jako ho poskytnout. Souhlas lze odvolat písemně i prostřednictvím e-mailu v jakékoli formě dostatečně prokazující osobu subjektu údajů. Byl-li souhlas udělen telefonicky, lze jej odvolat i telefonicky.
   • Odvolání souhlasu je třeba vždy vyhovět a údaje zpracovávané na základě souhlasu dále nijak nezpracovávat a vymazat.
   • Odvoláním souhlasu není dotčeno zpracování osobních údajů probíhající na základě jiných právních důvodů, než je souhlas, zejména pro plnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů, nebo plnění právních povinností správce. Údaje zpracovávané na základě těchto jiných právních důvodů se následkem odvolání souhlasu nevymazávají.

1. Pokud subjekt údajů udělili souhlas se zpracováním svých osobních údajů, má právo jej kdykoli odvolat.

   • již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, nebo 
   • subjekt vznesl námitky proti zpracování podle čl. 21 odst. 1 nařízení a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, nebo 
   • osobní údaje subjektu byly zpracovány protiprávně, nebo 
   • osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Unie nebo České republiky. 

   Žádost o výmaz osobních údajů zpracovávaných společností předá zaměstnanec, který ji obdržel, pověřenému zaměstnanci s oprávněným přístupem k osobním údajům žadatele. Ten ověří, zda společnost zpracovává osobní údaje žadatele a zda se žadatel jeví být tou osobou, jíž se zpracovávané osobní údaje týkají. Pokud ano a je-li dána některá z podmínek pro výmaz osobních údajů žadatele (viz a) až d) výše), osobní údaje vymaže.

Právo na omezení zpracování osobních údajů

1. Subjekt údajů má právo na to, aby správce omezil zpracování, pokud: 

   • subjekt popírá přesnost zpracovávaných osobních údajů, a to na dobu potřebnou k ověření přesnosti osobních údajů, nebo 
   • zpracování osobních údajů je protiprávní, ale subjekt odmítá výmaz a žádá místo toho omezení jejich použití, nebo 
   • společnost již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků, nebo 
   • subjekt vznesl námitku proti zpracování podle čl. 21 odst. 1 nařízení, a to na dobu potřebnou k ověření, zda oprávněné důvody společnosti převažují nad oprávněnými důvody subjektu. 

   Žádost o omezení zpracování osobních údajů zpracovávaných společností předá zaměstnanec, který ji obdržel, pověřenému zaměstnanci s oprávněným přístupem k osobním údajům žadatele. Ten ověří, zda společnost zpracovává osobní údaje žadatele a zda se žadatel jeví být tou osobou, jíž se zpracovávané osobní údaje týkají. Pokud ano a je-li dána některá z podmínek pro omezení zpracování osobních údajů žadatele (viz a) až d) výše), označí osobní údaje žadatele na dobu omezení zpracování alespoň tak, aby zejména nemohly být žádným způsobem užívány. Označení omezení zpracování osobních údajů musí být srozumitelné pro všechny, osoby, které mají k osobním údajům přístup, a lze jej učinit např. vyjmutím a přesunem údajů do jiné databáze.